CASO Diagrama de Pareto

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la organización en la que laboramos nos encontramos con cierto conflicto en el cual por falta de tiempo los contadores de dicha empresa a la hora de ser auditados, al revisar los informes la auditora observo que no estaban terminados y no cumplían con los requisitos, por lo cual la auditora al plantearle este defecto al gerente y haciéndole saber que su empresa estaba en riego que se les quitara la certificación de calidad, este se enfureció y se dirigió a reclamarle a los contadores ya que para él la culpa era de ellos por no haber tenido en tiempo y forma los informes financieros, esto provocó una fuerte discusión entre el gerente y los contadores, los cuales se justificaban en que fue muy poco el tiempo en el que se les informo sobre la auditoria y por ende no les dio tiempo de organizar y preparar todo lo necesario para el día de dicha auditoria.

CAUSAS.

·        “Las órdenes” complejas por parte de los encargados de tal forma que el equipo de trabajo no sepa distinguir qué es importante y qué secundario.

·       Intentar abarcarlo todo es solución de poco.

·       Cuando nuestro jefe no se involucra demasiado, atiende otros asuntos, no nos toma en serio, muestra signos de debilidad respecto a su compromiso, puede ser otros motivos de conflicto en el trabajo.

·        Carecer de roles definidos. Cuando las personas no terminan de entender o no han aceptado que cada miembro del equipo tiene un rol diferente, no han asumido su propio rol, y establecen comparaciones desventajosas respecto al rol de los demás.

·       La mala comunicación y falta de respeto, insultos, gritos, bien entre los compañeros o por parte de nuestro jefe, nos crea limitaciones y nos puede hacer sentir ineficaces. En un intento por obtener soluciones o conseguir metas, lejos de eso, lo que se logra es estresar y amedrentar.

EFECTOS

·       Problemas de salud mental

·       El conflicto dentro de una organización puede hacer que los miembros se sientan frustrados si sienten como si no hay solución a la vista, o si sienten que sus opiniones no son reconocidas por los otros miembros del grupo. Como resultado, los miembros se estresan, lo que afecta negativamente a su vida profesional y personal. Los miembros de la organización pueden tener problemas para dormir, pérdida de apetito o comer en exceso, dolores de cabeza y volverse inaccesibles.

·       Disminución de la productividad

·       Cuando la organización pasa gran parte del tiempo tratando los conflictos, puede quitarnos tiempo a los miembros para centrarnos en los objetivos que se encargan de la realización de la actividad. El conflicto causa que los miembros se centren menos en el proyecto en cuestión y más en chismes acerca de un conflicto o en ventilar las frustraciones. Como resultado, las organizaciones pueden perder dinero y el acceso a los recursos esenciales.

·       Miembros que dejan la organización

·       Los miembros de la organización que están cada vez más frustrados con el nivel de conflicto en una organización pueden decidir poner fin a sus actividades. Esto es especialmente perjudicial cuando los miembros son parte de la junta directiva o los jefes inmediatos de un trabajador. Una vez que los miembros comienzan a salir, la organización tiene que reclutar a nuevos miembros y nombrar miembros interinos del Consejo. En casos extremos, donde varios miembros se retiran o una junta ejecutiva, se corre el riesgo de la disolución de las organizaciones.

·       Violencia

·       Cuando el conflicto se intensifica sin mediación, pueden surgir situaciones intensas entre los miembros de la organización. Es una pena, pero los conflictos organizacionales pueden causar violencia entre los miembros, lo que resulta en problemas legales para los miembros y posiblemente la organización.

·       Inspiración de la creatividad

·       Afortunadamente, algunos miembros de la organización ven el conflicto como una oportunidad para encontrar soluciones creativas para resolver problemas. El conflicto puede inspirar a los miembros a una tormenta de ideas, mientras se examinan los problemas desde diferentes perspectivas.

·       Compartir y respetar las opiniones

·       Como los miembros de la organización trabajan juntos para resolver los conflictos, están más dispuestos a compartir sus opiniones con el grupo. El conflicto también puede hacer que los miembros escuchen activamente a cada uno en su trabajo para lograr los objetivos de la organización.

·       Mejora la comunicación del futuro

·       El conflicto puede unir a los miembros del grupo y ayudarles a aprender más unos de otros. Desde aprender opiniones de los demás sobre temas relacionados con el crecimiento de la organización a comprender el estilo de comunicación preferido cada miembro, el conflicto dentro de una organización puede dar a los miembros las herramientas necesarias para resolver fácilmente los conflictos en el futuro.

·       Identificar nuevos miembros

·       Dentro de las organizaciones los miembros participan activamente en cada reunión, sirven en varios comités y dan una opinión sobre cada tema que el grupo discute. También hay miembros que aparentemente contribuyen poco al grupo y observan más que hablar. El conflicto dentro de una organización puede inspirar típicamente a otros miembros silenciosos para reforzar y demostrar sus habilidades de liderazgo al ofrecer soluciones significativas al problema que el grupo se enfrenta.

IMPACTOS

Impacto negativo:

·       Trabajos en mal estado

·       Regaños a los trabajadores

·       Insultos entre patrón y trabajador

·       Doble trabajo de los empleados

·       Mala comunicación

Impacto positivo:

·       Reconocer los errores de todos  los que trabajan en el despacho (patrón y subordinados)

·       Oportunidades a la empresa

·       La buena comunicación entre patrón y trabajador

ESTRATEGIA PARA TOMA DE DECISIONES

En base a las causas que se han planteado anteriormente se decide implementar una estrategia para poder tomar una decisión que ayude a mejorar la situación en la que se encuentran los trabajadores de la empresa así como el gerente de la empresa.

La estrategia que se ha decidido implementar ha sido el Diagrama de Pareto, que como sabemos es de gran utilidad ya que nos ayuda a identificar aquellas causas mayores que ocasionan en gran parte la problemática que se ha presentado en la empresa y que está ocasionando conflictos.

El primer paso que se llevó a cabo para poder implementar la estrategia seleccionada fue identificar la frecuencia de cada una de las causas que originan la problemática, posteriormente se procedió a realizar un histograma de los resultados que se obtuvieron.

A continuación se muestra la estrategia implementada para tomar dicha decisión así como el análisis respectivo de la estrategia.  

 

CAUSAS	Frecuencia	Frecuencia acumulada
Órdenes complejas dadas por la alta gerencia.	6	13.33%
Intentar abarcarlo todo.	12	26.67%
Jefe no se involucra nadie.	3	6.67%
Carecer de roles definidos.	9	20%
Mala comunicación.	15	33.33%
TOTAL:	45	100%

 

 

 

Interpretación: En base a los resultados observados podemos concluir que las tres causas que más frecuencia tienen son la mala comunicación, intentar abarcarlo todo y carecer de roles definidos; estas tres causas constituyen el 80% de la problemática, es decir que estas tres causas originan el problema.

Debemos tomar medidas correctivas para que principalmente logremos eliminar la mayor parte de las causas que originan el conflicto pero principalmente las tres primeras que son las que mayor frecuencia presentan.

SOLUCIÓN

En base al tema antes realizado de ganar ganar la problemática que se tuvo en este caso fue de que el gerente nos presionaba acerca de unos trabajos que teníamos que entregar forzosamente en  una fecha determinada pero los empleados no encontraban la manera de  llevar a cabo debido al tiempo ya que el plazo que se les  proporciono era demasiado corto y por esa misma razón fue que dejaban todo  hasta al último, los trabajos se entregaron incompletos y no cumplíamos con los estándares de calidad.

La solución  que le dimos  a este problema fue cuando los trabajadores que éramos nosotros hablamos con el gerente para ponernos de acuerdo sobre las inconformidades del trabajo, respecto a esto dialogamos y pudimos llegar a un acuerdo el cual fue conseguir que el gerente nos diera la oportunidad de conservar nuestro trabajo con la condición de que no se volviera a repetir la situación y ponerle más empeño a cada una de sus actividades.